料神Sam：外贸业务员怎样进步工作效率？（上）

和一个同学谈天，她向我倾诉她现在的作业状况：

上班时常常都是东一榔头西一木棒，感觉每天特忙，可是又不了解自己在忙什么。常常到离下班还有不到一小时的时分才发现还有几封新的邮件还没有回，还得加小会班。下班路上检讨今日上班的收成和成果，总是羞愧下决心有168小时，其间依照均匀睡觉一天8小时算（我严峻睡觉不足），一周睡觉时刻56个小时。有21个小时用于吃饭和歇息，剩余的只要91个小时是咱们能够自己掌控的。那么每天的这13个小时，你怎么运用好，才能让自己向着开端的方针和方向行进？

每天下班前5分钟想一下，今日一天都完结了哪些事，没有完结哪些事。在这进程中，你是否坚持着明晰的思路？

从本年六月份开端，公司陆陆续续来了几个新业务员。最初他们来的时分，公司搞了一系列的新职工训练，我也给他们训练过业务开发和业务跟进。

上星期的某天黄昏，我如平常相同在公司里加班，老板一反常态地拉了把椅子坐到我作业桌边，散了根烟，说还没忙完啊，留心歇息身体要紧，别累着。我知道，老板估量有话要找我谈。公然随意问寒问暖了几句，老板说几个新来的业务员，来了也有近半年了，业务上面仍是没有多少起色，有的乃至还没有倒闭。感觉他们平常也没闲着，每天开发信也发的不少，阿里的询盘有不清楚的也常常去问产品常识。但每次例会，问他们在忙些什么，需求他们报告的时分，他们几个都说不出很详细的内容。

我能了解，公司的管理者，都是介意进程的一起，更垂青成果。我想他们更多的是经过成绩来判别自己的职工是否是真实的在忙。换位考虑，假如我是领导，我也会不由考虑，一个业务员假如一个月只要两三万美金的出售额，究竟能有多忙呢？

之后老板让我留心作业室的业务员的作业状况，并找他们谈谈，究竟有什么问题。所以我调查了一周，发现一些问题：作业效率低下，作业无方案性，把许多时刻是糟蹋在许多底子不重要或许不必要的作业上。

咱们早上是9点上班，可是我发现都10点半了，还有一些业务员在看腾讯新闻。不得不说，腾讯的新闻弹窗新闻内容确实很丰厚，罗列了许多热门新闻。而这些新闻，点了一个之后又会想点下一个。

或许他们觉得，早上刚来没什么状况，先看看新闻过渡一下。不过在职场中仍是要留心，凡事要把握个度。我一般都是随意看看经济类的，其他文娱八卦很少看。

别的，我发现有些人是完美主义者，关于一些不重要的小事，也要力求完美。举个比如，有个新业务员就为了邮件的签名排版的美观来来回回纠结，修改了一上午。我真实搞不懂，有那个必要吗？搞得像是在写一个杂乱程序的代码！

别的，许多业务员是在被动地作业。客户询盘来了，就预备回复询盘，回复客户的邮件。一旦没有客户找的时分，就感觉没作业做了。其实，作业许多，没有方案，就不知道从哪里下手。做了方案之后，就不相同了，每天都排得满满的，保护客户、盯梢客户、寄样品等，这样，每天方案完结，作业也会充分许多。

外贸业务员究竟怎么进步作业效率？

咱们先从整体说说时刻分配吧，从一个外贸业务员早晨走进作业室开端（泡茶，收拾桌面略过）

一、先翻开网页检查一下汇率状况，一般以中行或央行为参阅。

作为一个外贸业务员，及时了解汇率的意向是很必要的作业。

别的，我一般还要看看国内的原材料的价格走向。一般顶多十分钟能够完结。(比如能够在Ali 的原材料商场频道或许其他职业性资讯网站)

二、翻开邮件客户端，再翻开客户盯梢状况表，检查一下有哪些客户是现已有一段时刻没有联络的。（我一般是依照2-3个星期左右的时刻）

给他们逐一发一些问好的邮件，邮件的内容依据不同的方针挑选不同的内容。

这么做的优点在于：

1） 和未成交客户坚持联络，让他一直记住你。这点在客户预备换供货商的时分尤为重要，他会第一时刻想到你！

继续地联络，给未成交客户一种感觉，你的服务很好而且有诚心跟他协作，那么当他的老供货商出问题的时分，他会给你时机！

拿个找货代的作业为例。曾经咱们公司有固定货代的时分，咱们一接到新货代的自我引荐的电话，都是随意敷衍几句，恨不能早点挂电话。后来，公司的货代呈现了问题，决议更换货代。正好过了两天，接到一个打过好几次电话的货代的来电，所以很高兴，约了时刻谈谈。后来货代过来往后询问了一下价格和服务，之后很快就协作起来了。

邮件的内容以简练、轻描淡写为主，千万别写太长，客户没那么多时刻看！有些业务员，写开发信的时分现已写了一堆介绍公司优势怎么怎么的内容，那么跟进的时分底子不需求再写了！写多了客户会恶感。咱们尽管肤色不同，但人的心思仍是有共性的。

Dear XXX,

How are you ? I hope your everything is going well.

I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?

If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention reply. Thanks.

Best regards,

XXX

2）和现已成交客户增进联络，展现服务！

客户都喜爱有跟进认识的服务人员。

想象一下，当你从商场里买了一个不知名品牌的电器，买回来用了一周后忽然有个回访电话，问您运用中是否有任何问题或许不方便，您的任何主张都会对往后进步产品的质量和服务起到至关重要的效果。你会不会感觉有种惊奇，或许说惊喜？不论产品品牌怎么，产品体会怎么，最少服务应该说是比较满意的。对这个品牌或许制造商心里也会打一些分。

其实放到外贸中是一个道理，有些业务员以为出了货，收了尾款这一单就完毕了。其实，实际状况告诉我，每一次的售后跟进都是客户决议返单的一个时机。这对加强客户对你的形象乃至信赖，都会起到耳濡目染的效果。这样顺手就能发的邮件，为什么不做呢？ 邮件的内容简练为主。

Dear XXX,

Hope this email finds you well.

Have you received the goods ? How do you think ?

I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.

Best regards,

XXX

3） 提示老客户是否考虑新的订单方案

邮件内容能够同1），老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会奉告你详细什么时分会有新的订单。

三、检查一下每日作业方案表，看看昨日的作业有哪些没有完结。

外贸业务是一项连续性的作业，比较辛苦，但贵在坚持。打个不恰当的比如，就像农人种庄稼。松土、撒种、上肥、保温、杀虫等等每个环节都需求去做，等候收成收割的那一天。

关于昨日没完结的作业，大致考虑好今日组织在哪个时刻完结。然后开端方案今日的作业界容。有些人作业底子没有方案性，想到什么做什么。忙得不可开交，客户却丢着好几个月没有跟进。

这儿我想说的是，咱们做任何作业，其实都反映出咱们的价值观。打个比如，假如你的主意是迫切希望增加收入，那么咱们方案表中重要的作业便是考虑做全部能够进步成绩的作业。假如你的主意是坚持生活安定，作业给不了你高兴，接单也没有成就感，那么你作业的大部分内容我想是在保护老客户。

人的终身有许多阶段，每个阶段的需求都不相同。所以清楚地知道这个阶段的你，最想要的是什么，这个很重要。

依照每天、每周、每月、每季度方案好作业。

先列清单：

每天先把要做的作业用白纸列一下，然后添加到每日作业方案表中。依据作业的性质分为四类：重要不紧迫，重要且紧迫，紧迫不重要，既不紧迫也不重要。优先处理重要且紧迫和重要不紧迫两类。

给作业分类，重要不紧迫的作业有：开发新客户，跟进未成交客户，研讨方针商场，学习更多的产品常识，罗致更多业务经历，和客户树立信赖，拟定出售方案和作业方针，改善与供货商的联络，训练身体，好好吃一顿午饭，恰当歇息等（全部对你未来成绩进步有直接联络的业务）。重要且紧迫：跟客户商洽，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做PI，预备样品（保持你现有的成绩的业务），完结作业方案。 紧迫不重要：其他部分要求你合作的作业，领导交待的非业务性作业。许多作业看似很“紧迫”，实际上拖一拖，乃至不办，也无关大局。学会托付或分配这些业务交给助理、跟单乃至新业务员去做。 既不紧迫也不重要：文娱，上网，闲谈，消遣。

平常把首要时刻和精力集中于前两类业务，这样，作业时才是真实有效率。

一般来说，每天固定花半个小时对一段时刻未联络的客户“say hello”下。每天花半个小时时刻阅览一下yahoo世界站的英文新闻，对实事多了解一些，而且作为训练阅览才能。当有客户来访问时，在路上，至少你能够多了许多当下热门的论题。

每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简练表达清楚即可。把更多的精力用来考虑和研讨怎样去跟进和回复潜在客户，力求树立起信赖。每天花半小时的时刻来研讨了解方针商场，对一个方针商场的了解最少做到商场出售价格、商场常见品牌、做这个品牌的供货商和其分销商有哪些、出售途径有哪些、方针商场上职业界的标杆客户、首要标准类型、该国最大的几个supermarket、该国最首要的一两个B2B网站等等。

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