外贸业务员怎样进步工作效率？（下）

四、合理高效地运用东西开发客户及回复客户邮件

完结每日方案之后，应该在9点或9点半左右。

早上的这段时刻，对大多数人来说，都归于功率不高的一段时刻。这段时刻内适合做一些机械的，闲杂的作业。因而我不得不说，这段时刻用来发开发信，是再适宜不过了。 （一般为半小时或一小时。完毕时刻控制在10点半之前。）

当然有些人以为，应该依据不同时区的客户，挑选不同的时区去发开发信。这样保证开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。

我以为，这个考虑是OK的。但是我能够相同用其他方法去招引客户的留意力来补偿。

比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等……

邮件标题的写法，我在之前另一个开发信的帖子里现已详细阐明。

设置邮件高优先级标签，也便是客户收到邮件后左面会提示一个赤色的感叹号。这个在FOXMAIL写邮件里边“选项”-“邮件优先级”

1）外贸事务东西之一，邮件客户端的运用。

关于邮件客户端，每个事务员都有自己的挑选，有些人用OUTLOOK EXPRESS随手，有些人用OFFICE的OUTLOOK随手，有些人用FOXMAIL随手，还有少量一部分人用网页收发邮件。我个人的主张是，引荐咱们用Foxmail。（留意我用的是7.0版别的绿色免安装版，免安装版的优点我就不说了，能够携带便利，不同电脑上仿制过来就能够用。不主张去用现在官方的7.1版别，晋级之后许多人吐槽欠好用了。）

Foxmail相比较其他两个客户端的优点是：你能够创立许多签名，把许多不同版别的开发信做成签名，然后针对不同的客户，发开发信的时分挑选刺进不同的签名，会十分便利。比方说我会树立好几个开发信版别，专门针对某一职业产品的，然后还能细化详细哪些产品，专门针对XX产品的，专门针对YY产品的等等。

别的，用Outlook Express 查找一个客户的邮件需求在查找栏那里输入客户邮箱或许姓名才干查找，而Foxmail 7 版别的这个直接在邮件上右击鼠标，菜单里有个“查找来自XXX 的邮件”，就会当即列出这个客户的一切邮件，仍是很便利的。

别的，假如你平常作业时常常反思和总结，或许会和我有过相同的主意，是不是能够把许多回复客户的邮件作成签名，然后每次回复的时分，刺进签名，稍作修正，然后发送，这种方法是十分便利而且节省时刻的。

FOXMAIL里边能够设置许多个邮件签名，我说的意思是能够依据不同的回复邮件的场景，把不同的邮件内容写进去，作为邮件的签名。 比方：需求回复不能及时交货的时分，刺进邮件签名“不能及时交货 - 原材料原因”（签名里边是详细的先设定好的邮件内容。）

或许你也想过，但是相同80/20规律，付出过举动的人只要20%但却因而节省了80%的时刻。这儿我仅仅抛砖引玉，咱们领悟很高，应该会理解怎样做的。 （PS：咱们公司前年加入了一个区域的外贸商会的交流会，咱们都是做不同职业的产品，因而共享起来都毫无保留，不会对各自利益形成多少影响。我也介绍了这个方法，而且演示了一下。在场的许多事务员都表明这个方法很不错！）

下面我简略展现下一小部分内容，算是抛砖引玉，有心人能够自己着手去做：

出差不便利及时检查邮件等状况：

Dear Mr/Ms,

I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012.

With very limited access to email and voice mail, I cannot check or reply your email in time.

If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.

If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.

If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.

Thank you and have a nice day!

与客人方针价无法对上的状况：

Thanks for your email.

We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.

Please note that the material cost rising about 5% per ton

The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months

We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.

Hope to get your understanding and support.

别的，充分利用邮件的标签设置功用，这个用得好也会进步作业功率。你能够先创立好多种标签，比方：“新客户询价，速回” 然后报完价格后，标上另一个标签“已报价，留意跟进”。详细怎样操作我就不逐一罗列了，各位自行操作，自己赏识着手帝！ （一般回复客户的邮件控制在一小时内。）

2）外贸事务东西之二，即时帖。

咱们很简单忽视这个小东西，由于你或许没有留意到它对作业功率和方案的完结能起到多大的效果。

每天把要做的使命写下来，1234……，贴在显现器下角或任何你能够看得要的当地。方位的次序依据重要性自己定。完结之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完结一个，取下，贴到笔记本上。没有完结的时分，你会看到显现器下面飘着好几张黄色的小贴，象符纸相同影响你的视觉。

托付，赶忙把作业做完吧。跟着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自信心的进步，作业功率的进步。最重要的是，假如你能坚持，你的迁延，慢性子都会得到改动。是什么决议命运？性情和处事方法。

3）外贸事务东西之三，文件夹和笔记本。

文件夹是树立客户材料和订单状况必不可少的。

文件夹我喜爱点选一下地址栏D：/上方的“文件夹”按钮，使之坚持左面显现树状结构，防止许多回来上级等操作。

别的我的E盘清空得很洁净，彻底作为客户材料盘。依据不同商场树立5个根文件夹：北美 南美 中东 欧洲 亚洲。然后在“北美”里边再树立一个公司名称的文件夹，如“AAA GROUP”，之后再依据订单的年期分为2008，2009，2010，2011，2012。进入2012后，逐一树立“包装材料”、“客户PO”、“方法发票”、“收购合同”、“大货相片及验货状况”、“装船告诉”、“报关单据”和“结汇单据”。再树立两个TXT文本，一个是“到款记载”，一个是“快递单号记载”。这样尽管前期作业量比较大，不过咱们能够仿制操作，而且用熟了之后一切都一望而知。

关于笔记本，没有太多好说的。一般便是写上客户的需求信息和关键。 我的主张是多预备一个小笔记本，只用来写下客户的问询，由于研讨客户的问询很重要，能够了解客户的心思。而不是一切的笔记。

别的，有道云笔记很不错很好用，引荐一下！！

4）外贸事务东西之四，便利便利的报价赢利核算表。

关于那些每天会遭到N多个要求报价的事务员，假如每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消。一朝一夕还会发生疲劳感，失掉热情。

因而需求一个能高效、便利、便利的报价赢利表格核算来协助咱们简化报价前的作业。

最好填上收购价、退税率、汇率等一些根本的数值，就能给出报价的参阅定见。

附上一个报价赢利核算表（我算退税是外贸公司退税核算方法，工厂的事务你们改改公式即可）

现在，你只需填上收购价、退税率、汇率、数量等，就会显现出不同赢利率下的价格，价格都填写好后即可检查整体赢利。更便利的是，你能够不断修正价格，调整不同的赢利率，终究得到一个合理的总赢利。你能够不断修正数量，终究使得整体积正好是你方针立方数。

别的，货品种类多拼一同走散货或整柜的状况下，咱们常常要去掉或许加上一些数量的产品，究竟哪个产品去掉或许加上好呢？

依照以往的经历，假如超越整柜的体积，就去掉一部分产值低的，手艺做的慢的，难做的产品。假如数量不行整柜体积，那么就添加一些产值高，交货快的产品。

现在，你能够依据 赢利/立方来考虑，即每立方赢利额。这个数值高的，阐明每多装一个立方此产品，能够获得较高赢利。

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